Digitaal whiteboarden: 7 tips


Sinds een jaar maken wij gebruik van het Cisco Spark Board en de Microsoft Surface Hub om interactief digitaal met collega’s te whiteboarden. Dit is ons goed bevallen! We merken echter wel dat dit middel pas echt tot zijn recht komt als hij op een efficiënte manier ingezet wordt. Daarom geven wij een paar tips hoe u beter digitaal kunt samenwerken.

Digitaal whiteboarden werkt erg effectief in het onderwijs of op kantoor. U kunt snel aan meerdere mensen (op verschillende locaties) visueel een boodschap duidelijk maken. Wij zien op dit gebied in de afgelopen paar jaren een digitale transformatie plaatsvinden bij bedrijven en organisaties.

Voordelen van een interactief whiteboard:

  • Vergaderingen lopen efficiënt en gestroomlijnd.
  • Vergaderingen duren gemiddeld een kwartier korter*.
  • De samenwerking en communicatie binnen teams verloopt laagdrempeliger en visueel. Ook voor teams samengesteld vanuit meerdere vestigingen.
  • De tekeningen raken niet kwijt en hoeven niet gefotografeerd te worden om deze binnen het team te kunnen delen, deze deelt u aan het eind direct via Cisco Spark, Microsoft Teams of email.
  • Frustraties bij deelnemers worden voorkomen.
  • U maakt beter gebruik van de middelen die beschikbaar zijn.
  • U bespaart reistijd en kosten doordat collega’s ook op afstand kunnen deelnemen via Skype for Business of Cisco Spark. Het gemiddelde rendement op uw investering is 138%*.

Zeven tips om beter digitaal samen te werken via een interactief whiteboard:

1. Manage reistijd

Zodra u de meeting gaat organiseren, stel in de uitnodiging in duidelijke taal voor dat iedereen die van ver moet komen ook op afstand mee kan doen. Voorkom dat uw collega’s onnodig lang onderweg zijn.

2. Definieer een gerichte focus van de sessie als titel op het bord

Slechts één afleidende deelnemer aan uw sessie kan er al voor zorgen dat de meeting of brainstorm van de rails loopt door te lang over niet relevante onderwerpen te praten. Zorg er daarom voor dat voordat u begint het onderwerp, de focus en het doel van de meeting kristalhelder zijn. Ook dienen alle deelnemers akkoord te zijn over het onderwerp. Een manier waarop u dit kunt doen is om direct de focus als titel op het bord te zetten, bijvoorbeeld: “Nieuwsbriefonderwerpen Maart”.

3. Leg verantwoordelijkheid van het verloop bij een facilitator

Een andere manier om focus te behouden is door duidelijke afspraken te maken wie verantwoordelijk is voor het verloop van de sessie: de facilitator. Diegene zal de groep moeten faciliteren en erop moeten attenderen als het gesprek dreigt af te dwalen.

4. Stel een duidelijke tijdslimiet

Tijdens een interactieve sessie kan het gebeuren dat u de tijd vergeet. Daarom adviseren wij om gebruik te maken van timers om uzelf te helpen de resterende tijd in de gaten te houden. Dit stimuleert iedere deelnemer om in korte tijd ter zake te komen.

5. Gebruik kernwoorden, schrijf duidelijk leesbaar en houd rekening met de tekstgrootte

Probeer in een sessie alleen gebruik te maken van kernwoorden op het bord. Het klinkt misschien als een open deur, maar wij hebben gemerkt dat mensen al snel de neiging hebben om veel te veel informatie op te schrijven, waardoor de leesbaarheid en overzichtelijkheid eronder komt te leiden. Dit opschrijven kost daarnaast onnodig veel tijd, die u beter kunt besteden aan een tekening.

Als u met veel collega’s een sessie doet, kan het voorkomen dat sommige mensen verder van het bord afstaan, waardoor de leesbaarheid in het geding komt. Te kleine tekst is dan niet meer leesbaar. Onze tip is dan ook om aan het begin van de sessie te vragen of de tekst voor iedereen goed leesbaar is.

6. Neem tijd voor duidelijke tekeningen

U herkent het wel, aan het eind van de sessie herkent u amper nog de tekeningen die uw team heeft gemaakt. Daarom adviseren wij om de tijd te nemen om icoontjes en tekeningen duidelijk uit te beelden, zodat u de tekeningen later nog begrijpt.

7. Gebruik een ‘parkeerplaats’ voor niet relevante ideeën

Tijdens brainstormsessies op een whiteboard komt het voor dat iemand een idee heeft dat mogelijk later interessant kan zijn, maar dat voor het huidige onderwerp niet relevant is. Om dit soort ideeën niet te vergeten is het verstandig hiervoor een speciale plek te maken: een parkeerplek voor gedachtes of ideeën. Hier kunt u een hoek van het whiteboard voor gebruiken of een apart nieuw canvas.

Wilt u meer weten over digitaal samenwerken? Neem vrijblijvend contact met ons op!

Vertel mij vrijblijvend meer over digitaal samenwerken!

Vlogs over Surface hub en Spark Board

Bronvermelding

*Onderzoek van Forrester Consulting naar samenwerkingstechnologie



Tijdens ons #traineeship ‘proef’ je 3 maanden aan de specialisaties #engineering, #development en #consultancy en m… https://t.co/zGlasmUxVV
24-05-2018 11:05

Klanten

Creatie en Realisatie The MindOffice