Gemeente sloom en suf? Echt niet!


 

Een gemeente zonder gemeentehuis, hoe kom je daar? Jan Meijsen, strategisch informatie adviseur, vertelt het inspirerende verhaal dat al in 2013! plaatsvond:

Tijdens een fusie van gemeentes zijn er altijd twee vragen. Wat is de nieuwe naam en waar komt het gemeentehuis te staan? Wij vroegen ons af: ‘Hebben we eigenlijk een gemeentehuis nodig?’ Als dat niet zo is, bespaar je heel wat miljoenen. Een kwestie van omdenken vinden wij dan bij de gemeente Molenwaard. Beleid schrijven kan ergens anders ook, vergaderen kan overal en trouwen doe je in monumentale panden. Kortom er waren nog weinig redenen voor een gemeentehuis. De grootste stap is dan je dienstverlening echt digitaal maken.

Een ander uitgangspunt van het bestuur was de zorg voor inwoners en bedrijven. Vaak komt de gemeente verder weg van inwoners en bedrijven te staan en wordt het onpersoonlijker dan voorheen. Dat wilden we niet, we wilden juist dichter bij de inwoners komen. Dat betekent dus dat we mobieler moeten worden. De medewerkers waaieren uit over 13 kernen van de gemeenten. Veel mensen moesten plaats- en tijd onafhankelijk kunnen werken. Dat heeft er ook toe geleid dat we alles moesten digitaliseren. En dat betekende nogal wat…

We waren een gemeente met vaste werkplekken en vaste telefonie. Dat moesten we allemaal loslaten. Medewerkers kregen mobiele devices enzovoorts. Als een van de eerste gemeenten in Nederland hadden we de voorloper van office 365, we zaten dus al op het Microsoft platform. We hielden onze oren en ogen open met betrekking tot technische ontwikkelingen en hoorden van Skype for Business. Dat gingen we onder andere gebruiken om de mobiliteit te realiseren. We kunnen videobellen, waardoor we plaats- en tijd onafhankelijk zijn. We bellen en mailen om platte dingen uit te wisselen, maar je wil ook van schaal kunnen wisselen als dat nodig is. Je deelt even je scherm en werkt makkelijk samen. Door de inzichtelijkheid en bereikbaarheid die Skype biedt, kan het KCC snel antwoorden geven of doorverbinden naar de vakcollega’s.

Hoe ziet het er dan uit in de praktijk?

We hebben drie gehuurde backoffices, waar geen inwoners komen. Medewerkers kunnen daar werken en elkaar ontmoeten. De bestuurders zwerven als digitale nomade door het gebied. De receptionisten werken met mooi weer met z’n alle bij iemand in de tuin. De raad vergadert in verzorgingstehuizen en voetbalkantines, dichtbij de inwoners. Dat geldt ook voor het dagelijks bestuur. Als zij worden uitgenodigd vanuit de samenleving, gaan ze daarnaartoe.

Wat is het voordeel?

We kunnen nu dichterbij de kern van het werk komen. De dienstverlening kunnen we op bestuurlijk niveau veel beter beleven. We weten beter wat er in de samenleving gebeurt en we kunnen er veel sneller op reageren. We zijn letterlijk en figuurlijk het gebouw uitgegaan. Doordat we nu digitaal werken, hebben we meer tijd voor persoonlijke contact als dat echt nodig is. Bijvoorbeeld bij een bouwvergunning. Er komt iemand bij je op bezoek om het te regelen. Dat is veel makkelijker als je op locatie bent, je ziet het perceel dan gelijk. Het samenkomen en samenwerken doen we nu dus deels digitaal. Door Skype for Business kunnen we bijvoorbeeld videoconferences doen. We zien dat er ook nog in de avond veel video-overleggen worden gedaan. Maar er zijn altijd momenten waar je elkaar fysiek wil ontmoeten.

Als lerende organisatie hebben we gezien dat dat daar echt nog wel behoeften aan is. Ondanks de drie backoffices hebben we geleerd dat we toch weer terug moeten naar één ontmoetingsplek, waar de ambtenaren in en uit vliegen. We noemen dat de hub. Het grote verschil met een gemeentehuis is dat daar geen inwoners komen. We willen daar zelfs ook plekken bieden voor startups die het lastig vinden om hun weg te vinden in vergunningenland. Wij als overheid hebben behoeften aan jonge, frisse ideeën. Een mooie mix dus.

Hoe wordt het ontvangen?

Hoe ambtenaren het vinden? Ze zijn blij met de vrijheid en het vertrouwen. Ook de inwoners zijn heel happy: ze merken dat we dichtbij zijn, de producten op orde hebben en snelle service hebben. Ik vind dat alle gemeentes dit niveau moeten hebben. We hebben een stoffig/sloom imago en mensen gaan zich daarnaar gedragen. Dan denk ik: ‘Lever optimale dienstverlening!’ Burgers hebben geen keuze naar welke gemeente zij gaan. Ze moeten hun geld daar brengen, dan mag je toch een schitterende dienstverlening verwachten!

Gemeente Molenwaard is in 2013 ontstaan door de samenvoeging van Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland en is de eerste gemeente zonder gemeentehuis. In 2019 fuseert gemeente Molenwaard met gemeente Gieselanden en ontstaat gemeente Molenlanden. Ask Roger! helpt de gemeente Molenlanden met de digitale transformatie die hierbij komt kijken.


Klanten

Creatie en Realisatie The MindOffice