Bellen met Microsoft Teams?


Beloofd is beloofd! In onze vorige blog lieten we je weten dat we je op de hoogte houden van alle ontwikkelingen die wij zien rondom Microsoft Teams en we laten zien waar mogelijk kansen liggen voor jouw organisatie. Dit is in aanloop naar ons Teams Event. Nog niet aangemeld? Doe het nu! Deze tweede blog in de reeks beginnen we niet te ingewikkeld. Met onder andere de vragen: Wat is Teams eigenlijk precies en kan ik gewoon bellen in Teams? Maar ook: hoe verbeter ik mijn Customer Experience door Teams?

 

Wat is Teams eigenlijk?


Microsoft zelf noemt Teams the hub for teamwork. Het doel is simpel: breng je medewerkers bij elkaar, geef ze de juiste spullen om goed te kunnen werken en bewaar content die ontstaat uit die samenwerking. Deze applicatie combineert namelijk de functionaliteiten van drie verschillende applicaties:

  1. Online vergaderen
    Applicaties die nu veel worden gebruikt zijn bijvoorbeeld Skype for Business en Webex Teams (Cisco) om meerdere personen in een online meeting te betrekken.
  2. Telefoneren
    Bellen via een telefooncentrale, maar ook Skype for Business is ondertussen door veel bedrijven omarmd. Ook als volledige telefooncentrale uit bijvoorbeeld de cloud.
  3. Opslag en documenten delen
    Het delen van documenten binnen een team heeft als voordeel dat deze documenten ook in Sharepoint worden gekoppeld en dus makkelijker zijn terug te vinden met de zoekfunctie in Sharepoint.
Welke functionaliteit biedt het platform?

Voor de meest uitgebreide lijst met functionaliteiten verwijzen wij je naar deze link. Daarmee zie je ook hoe deze functies zich verhouden tot Skype for Business.

Een aantal pikken we er alvast uit:

  • In Teams werk je met, hoe kan het ook anders, teams. Dit kunnen afdelingen zijn, projectteams, leden van scrum sprints enz. Informatie delen en informatie inzien wordt hiermee veel eenvoudiger en is voorzien van meer context. Daarbij kun je makkelijk met elkaar chatten of online vergaderen en kun je iemand benoemen waardoor deze persoon een notificatie ontvangt.
  • Een andere handige feature is de planner. Hierbij kunnen digitale post-it’s op een planbord worden geplakt. Door de post-it’s te verschuiven kan de voortgang worden bepaald. Daarbij kun je binnen de post-’its ook een takenlijst maken en simpel afvinken zodat je teamleden altijd precies op de hoogte zijn welke status een project heeft en welke stappen zijn uitgevoerd en wat nog moet worden aangevuld.
  • Ook externen, bijvoorbeeld klanten, kunnen worden toegevoegd aan een team. Mocht een online meeting wenselijk zijn, dan is het ook gewoon mogelijk om dit via een webbrowser te doen. Hiervoor heeft je klant niet per se de teams applicatie nodig en hoeft deze ook niet allerlei plug-ins te installeren. Wij gebruiken dit zelf ook in trajecten waar we veel over en weer contact hebben met klanten. Zo is iedereen automatisch op de hoogte van de laatste voortgang.

Welke functionaliteit zijn nieuw?
Op het moment dat we dit schrijven is het feitelijk alweer verouderd. Daarom hierbij een handige link naar een up to date Microsoft pagina waar de nieuwe functies worden gereleased. We schreven eerder ook een blog over de nieuwe functies van 2018.

Kan ik ook gewoon bellen in Teams?
Het antwoord is: ja, dat kan. Microsoft biedt dit eigenlijk op twee manieren aan:

  1. Microsoft als Telecom provider.

    In combinatie met belbundels wordt Microsoft dan de nieuwe telecom provider, waarbij telefoonnummers naar de Microsoft cloud dienen te worden overgezet.

  2. Direct Routing.

    Een andere mogelijkheid is de direct routing optie waarbij je een zelf te kiezen (lokale) telecom provider (bijvoorbeeld je huidige) kan koppelen aan teams.

‘Gewoon’ bellen is wel een wat lastige uitspraak. Functies die worden aangeboden op een normale telefooncentrale en vaak zelfs in Skype for Business zijn soms in Teams (nog) niet beschikbaar of vereisen een net iets andere aanpak.Voor een uitgebreid overzicht verwijzen wij je graag naar deze tabel.

In de praktijk bouwen we veel hybride omgevingen waar delen van de communicatiesystemen in de cloud komen en andere juist weer binnen je eigen ICT omgeving. Dit zal afhankelijk zijn van de gewenste functionaliteiten. In alle gevallen zullen we deze functionaliteiten uitvragen om uiteindelijk gezamenlijk tot het gewenste/ noodzakelijk deployment model te komen.

Welke voordelen zien wij vanuit Ask Roger?

Ask Roger! is Ask Roger! niet als wij hierbij ook gelijk ideeën hebben. Buiten het hierboven genoemde doel zien we nog een ander belangrijk element dat minder duidelijk naar voren komt. Klanten. Waarom zou je namelijk alleen je medewerkers goed gereedschap geven als je je klanten er ook blij mee kunt maken?

Niet dat je ze moet verplichten deze applicatie te gebruiken natuurlijk, maar onder de motorkap van Teams zijn wel mogelijkheden om in ieder geval je klantcontact te kunnen verbeteren. Maak het zo eenvoudig mogelijk voor hen, dan is de klantbeleving optimaal. Ask Roger! ziet juist daar veel voordelen. Vooral omdat er steeds meer communicatiekanalen bijkomen door social media. Een voorbeeld:

Je hebt op een webwinkel (bijvoorbeeld Bol.com) net een headset gekocht en je vraag jezelf af of je nog iets nodig heb. Je denkt, maar er komt niets. Je plaatst je bestelling maar nog geen 2 minuten daarna hoor je je vrouw vragen. Jij gaat toch iets bestellen bij bol.com? Kun je dan ook… Hoe fijn zou het zijn dat je dan nog even snel een appje zou kunnen sturen met de vraag of je er nog snel iets aan kan toevoegen? En dat je dan een appje terugkrijgt: ‘Ja, ik heb deze voor je. Deze kosten €10,00, toevoegen aan uw bestelling? Ja/Nee. Je stuurt ‘ja’ terug, zonder dat je eerst zelfs de prijs hebt vergeleken bij een ander.

In de praktijk werkt dit vaak nog niet, omdat de verschillende systemen die het orderproces ondersteunen onvoldoende op elkaar aansluiten. Met Microsoft Teams kun je communicatie kanalen consolideren in één applicatie en eventueel voorzien van CRM data zodat relevante klantgegevens zichtbaar zijn op het moment dat je het nodig hebt. Daarmee zou een medewerker direct een order kunnen tracen, omdat het nummer is gekoppeld aan een klantaccount met de betreffende order. Met een goede chatbot zou je dit proces zelfs volledig kunnen automatiseren en waar nodig laten aanvullen door een medewerker. Zo creeer je optimale customer experience!!

Dit soort oplossingen liggen niet op grote schaal standaard op de virtuele plank maar met het betere denk, plan en ontwikkelwerk is heel veel te winnen voor zowel grote als kleinere organisaties. Benieuwd wat er voor jouw organisatie te winnen valt intern of extern?

Meld je nu aan voor onze Inspiratiesessie Teams op 25 oktober

 



Klanten

Creatie en Realisatie The MindOffice