Van weerstand naar trots


Als je adoptie googelt kom je bijna altijd uit bij de digitale transformatie. Het nieuwe werken met nieuwe, digitale systemen. Sharon, onze adoptie-expert zegt adoptie = medewerkers. Het draait altijd om mensen! Hoe zij zorgt dat medewerkers met een grote glimlach de nieuwe manier omarmen, vertelt ze maar al te graag!

 

 

 

Belang adoptie

Een flinke investering hoor die digitale transformatie. Bloed, zweet, tranen, tijd en geld. Je bereikt daar kort gezegd heel veel mee: efficiënter en flexibeler werken dus blije klanten en medewerkers. MITS je medewerkers optimaal gebruik maken van de technologie. Om dit te bereiken is het belangrijk dat de medewerker meegenomen wordt. Onwetendheid en angst is de grootste aanjager van weerstand. Weet je niet wat je te wachten staat, dan ontwikkel je heel snel een negatieve houding tegen over het nieuwe systeem.

We leven in een tijd waarin veranderingen snel gaan. De markt, de wens van de klant en dus ook de wijze waarop we ons werk doen verandert. Ook de behoefte aan IT die, de wijze waarop we ons werk doen ondersteunt, verandert. We besteden in een adoptietraject veel aandacht aan informeren van de medewerkers, managen van de verwachtingen en het trainen van de medewerkers om ervoor te zorgen dat de veranderbereid hoog is. Vooral de ‘what’s in it for me’, passen we toe. De nieuwe tools kunnen zo succesvol geïmplementeerd en gebruikt worden.

Ons Road to Success

Als je denkt dat adoptie om de hoek komt kijken na de implementatie van de oplossing, heb je het mis. Ik zei het net ook al: ‘Het begint bij communicatie en je medewerkers ver van tevoren meenemen in de verandering de hen te wachten staat.’ Want daar staat of valt het mee: de veranderbereidheid van de medewerkers. Niet voor niks is adoptie een onderdeel van ons Road to Success model. Van tevoren denken we met de organisatie na welke persona’s er zijn en wat deze medewerkers qua communicatie nodig hebben. Ook denken we hier na over de randapparatuur zoals koptelefoons. We maken een uitgebreide proeftuin op locatie, waar medewerkers zelf kunnen testen wat zij het fijnst vinden werken. Het draagt allemaal bij het creëren van draagvlak.

We merken dat we steeds meer aanvragen krijgen. Ook van organisaties die oplossingen al hebben geïmplementeerd, maar waar niemand tevreden is. We onderzoeken waar dat aan ligt aan de hand van workshops uit ons Road to Succes. Vaak is de oplossing zelf niet het probleem. Voor bijvoorbeeld Skype for Business en Teams heb je een goede IT-omgeving nodig, als dat niet goed zit vallen er bijvoorbeeld gesprekken weg en ontstaat er een negatieve houding. Als we de infrastructuur hebben verbeterd, trainen we de medewerkers zodat ze alsnog goed met de oplossing werken.

Trainingen: Verantwoordelijkheidsgevoel is de key

Als voorbeeld nemen we een Skype for Business training. Skype for Business is een visuele telefonie omgeving. Het draait om effectiever communiceren, hierin is het goed omgaan met de beschikbaarheidsstatus essentieel. In onze trainingen gaan we hier diep op in. Als mensen het lastig of onzin vinden, schets ik altijd de huidige situatie en de situatie met Skype. Ik vertel: ‘Als je nu iemand belt, weet je niet of iemand er is. Skype laat dat gelijk zien door de beschikbaarheid, dat scheelt veel onnodige telefoontjes.’ Door hen het voordeel te laten ervaren, wakker je ieder zijn verantwoordelijkheidsgevoel aan. Wat je ziet, wil je van op aan kunnen. Iedereen zorgt zo dat zijn beschikbaarheid goed staat en Skype optimaal werkt.

Continue meebewegen

Of er een verschil is in aanpak per organisatie? Plat gezegd: ‘Adoptie is adoptie’. Het traject en de trainingen blijft inhoudelijk hetzelfde, je neemt medewerkers mee en leert ze met de nieuwe tool te werken. Natuurlijk merk ik verschil in de diversiteit van mensen in de organisaties.  Aspecten als commercieel/non-profit, gemiddelde leeftijd enzovoorts hebben allemaal invloed. Ik pas de snelheid aan waar nodig, als ze het in één keer snappen gaan we snel door. Moet ik het vier keer uit leggen? No problem!

Over de tijd heen blijven de trainingen niet hetzelfde. Continue verbeteren we onze trainingen op basis van de veranderingen van de producten en diensten en natuurlijk de feedback uit de trajecten. Voor organisatie die migreren naar Teams, hebben we al een uitgebreid trainingsprogramma klaar staan!

Van angst naar trots

Zoals ik net al even liet vallen, weerstand komt voort uit onwetendheid en angst. Ik merk in de groepstrainingen dat mensen soms heel erg bang zijn dat ze achterblijven. Je hoort ze denken: ‘Zij snappen het wel, ik niet. Ik ga dit nooit snappen’. Ik neem ze even apart en help ze op hun eigen tempo. De reactie die dan volgt is meestal: ‘Ooo, werkt het zo. Het is helemaal niet moeilijk, ik kan dit’. De andere kant maak ik ook mee, vooral bij jongeren. Ze denken geen training nodig te hebben en zijn niet gemotiveerd. Achteraf zijn er toch altijd nog wel vragen.

Of ik het ook weleens moeilijk vind? Jazeker! De meest uitdagende situatie vind ik als medewerkers al een negatieve ervaring hebben gehad met Skype. De organisatie is wel extra blij met je! Zo kreeg ik een reactie: ‘We zijn zo blij dat je trainingen kwam geven, echt een meerwaarde. We wisten eigenlijk geen raad meer.’ Als je weerstand om ziet slaan in trotse, blije gezichten ben ik ook blij. Daar heeft een organisatie wat aan!


Contact

Neem contact op

Klanten

Creatie en Realisatie The MindOffice